E-Mail-Workflow

Mit diesem Verfahren halten Sie Ihre Inbox leer und verschaffen sich einen Überblick über die Aufgaben, die sich aus Ihren E-Mails ergeben. Unterscheiden Sie dabei zwischen Sichten und Bearbeiten der Mails.

Lesen Sie Ihre E-Mails und entscheiden sofort:

  1. Löschen: Spam, doppelt gesendete Mails, Uninteressantes … das alles landet sofort im Papierkorb.
  2. Sofort reagieren: Ist eine Reaktion nötig, die weniger als 2 Minuten dauert, dann tun Sie dies jetzt gleich. Beantworten Sie die Mail, rufen Sie an oder leiten Sie die E-Mail weiter.
  3. Kennzeichnen Sie die Mail für Antwort: Ist eine E-Mail-Antwort notwendig, die länger als zwei Minuten dauert und die bald beantwortet werden soll, bearbeiten Sie sie nicht sofort. Sammeln Sie diese Mails und beantworten Sie alle später am Stück.
  4. Wandeln Sie die E-Mail in eine Aufgabe: Ist mehr nötig als eine einfache Antwort (Recherche, Rücksprache …), dann machen Sie aus der Mail eine Aufgabe. Versehen Sie die Aufgabe mit einem  Beginn-datum, je nachdem wann Sie daran arbeiten wollen. Vergeben Sie der Aufgabe eine Priorität. Stellen Sie das Erinnerungs-Pop-up aus.
  5. Warten auf Antwort: Sie haben ein Mail geschickt oder eine Aufgabe vergeben und möchten die Sache nicht aus dem Blick verlieren? Machen Sie daraus ebenfalls eine Aufgabe. Versehen Sie
    die Aufgabe mit dem Beginndatum an dem Sie erinnert werden möchten. DieAufgabe erscheint zu diesem Datum in Ihrer Liste.
  6. E-Mails ablegen: Legen Sie alle erledigten E-Mail sofort ab. Nutzen Sie für Ihre eigene Ablage, wenn möglich, Kategorieren und damit eine Ordnerstruktur mit nur wenigen Ebenen.
  7. Bearbeiten der Aufgaben nach Prioritäten: Sichten
    Sie nun die Aufgabenliste und bearbeiten die für heute vorgesehenen Aufgaben mit der höchsten Priorität.