Mit der A-B-C-Analyse Aufgaben priorisieren

 

Die A-B-C-Analyse ist auch bekannt unter dem Namen Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem amerikanischen Präsidenten.

 

Mit dieser Analyse können Sie erkennen, welche Kategorien von Aufgaben Sie vor

sich haben. Man unterscheidet dabei nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.

 

Dringend ist eine Aufgabe dann, wenn der Termin der Fertigstellung sehr nahe ist.

Wie wichtig eine Aufgabe ist, lässt sich aus der Konsequenz entscheiden, die sich
ergibt, wenn man diese Aufgabe nicht machen würde. Müssen Sie gravierende
Konsequenzen fürchten, wenn diese Aufgabe liegen bleibt, dann ist sie wichtig.

A-Aufgaben sind sowohl wichtig als auch dringend und drängen sich so ganz von alleine auf. Sie sind anstrengend und teuer. Wenn Sie sich einen großen Teil Ihrer Arbeitszeit damit beschäftigen, sollten Sie nach den Ursachen suchen. Denn es gilt: Wenn viele A-Aufgaben vorkommen, wurden wahrscheinlich zuvor die B-Aufgaben vernachlässigt. Ein Beispiel: Heute Nachmittag halten Sie einen Vortrag vor Ihrem Team; die Präsentation, an der Sie seit Tagen immer mal wieder arbeiten, ist noch nicht fertig.

 

Es wird nicht gelingen, nach den A-Aufgaben zuerst alle B-Aufgaben zu erledigen, um sich dann erst den C-Aufgaben zu widmen. Das geht schon deshalb nicht, weil wir mit unseren B-Aufgaben nie fertig sind. Wenn wir es jedoch schaffen, so viele B-Aufgaben wie möglich in unserm Alltag unterzubringen und sie auch gegen die Widerstände von außen zu verteidigen, dann sind wir einen Schritt weiter auf dem Weg zum Erfolg. Außerdem können wir so A-Aufgaben reduzieren. Denn: Nicht gemachte B-Aufgaben werden unweigerlich zu A-Aufgaben. Beispiel für eine B-Aufgabe: In zwei Wochen muss die Präsentation für den Vortrag fertig sein. Wenn ich sie jetzt schon mache habe ich später weniger Druck.

 

C-Aufgaben sind zwar dringend aber weniger wichtig. Trotzdem beschäftigen wir uns einen großen Teil des Tages damit: Die Anfrage des Kollegen beantworten, die er schnell haben will. Das Protokoll schreiben, das ich versprochen habe…